“إدارة المرافق هي مجال متعدد التخصصات مهتم بعملية تنسيق الأعمال بين المباني والأفراد والبنى الأساسية من أجل تناغم الخدمات المتداخلة وإطالة العمر الافتراضي للموجودات والخدمات. إدارة المرافق تدمج مبادئ إدارة الأعمال، الهندسة المعمارية، والعلوم السلوكية والهندسية”

تشمل إدارة المرافق طرق الإدارة والتقنيات اللازمة لضمان أن المنشأة تدعم احتياجات المنظمة ووظائفها الأساسية. هذا النظام يدمج الخدمات ويبسط العمليات الخاصة بالمنظمة وتعمل من أجل التوافق العام لبيئة العمل. 

في هذا العصر المتطور، أصبحت إدارة المرافق أكثر صعوبة مما كانت عليه في السابق. من المتوقع أن يقوم مديروا المرافق بما هو أكثر من إدارة مساحة العمل.

تتجاوز مسؤوليات مديري المرافق دمج الكفاءات عبر استخدام الأصول، الأمن المادي والسيبراني، رفاهية الموظفين، استهلاك الموارد وإدارة المخاطر. من المهم أن تركز إدارة المرافق على هيكل تنظيمي أكثر مرونة لتحسين العمليات وتقليل الهدر وتقديم خدمة قيمة للعملاء. كلما  زاد الضغط على مديري المرافق بشكل أكبر كلما أصبحت إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) ضرورية أكثر لإدارة المرافق.

تعد تكامل الأولى لإدارة المرافق في كونها الأفضل من خلال إدارة المرافق بكفاءة وفعالية. بصفتنا شركة لإدارة المرافق المتكاملة نركز على تميزنا ورضا عملائنا, فإننا نسعى جاهدين لتقديم أفضل النتائج بأقل تكلفة ممكنة. ومن أجل تحقيق ذلك، نطبق نهجًا مبسطًا أصبح أسهل باستخدام إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM). 

ما هي إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM)؟

إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) هو استخدام تكنولوجيا المعلومات لإدارة المرافق بشكل فعال وبطرق مختلفة. كما أنه مصمم للمساعدة في تخطيط لكل شيء يتعلق بالمبنى، بما في ذلك تقريبًا كل جانب من جوانب العمليات اليومية. بالإضافة أن (CAFM) يمكن مديري المرافق من الإشراف على العمليات المختلفة التي تحدث داخل الشركة في الوقت الفعلي، وتمكينهم من تحديد الأنماط وبالتالي اتخاذ قرارات تنظيمية أفضل ، سواء في الموقع أو عن بُعد.

“من المتوقع أن ينمو سوق إدارة المرافق في المملكة العربية السعودية من 22.87 مليار دولار في عام 2021 إلى 34.86 مليار دولار في عام 2028 بمعدل نمو سنوي يبلغ 6.2٪ في الفترة المتوقعة.” 

 المصدر: www.fortunebusinessinsights.com

 تلعب أنظمة إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) دورًا محوريًا في ربط المبنى والمرافق المرتبطة به مع عمليات وشاغلي المنظمة وذلك من خلال تبسيط العمليات التجارية في المنظمة رقميًا .ومن خلال تتبع الأصول في الوقت الفعلي يمكّن برنامج (CAFM) الشركات من رؤية معلومات مثل مقدار الطاقة المستهلكة، تحديد مسارات العمل الطارئة، جدولة الصيانة الدورية، التعرف على العيوب غير المتوقعة والإبقاء على مرونة الشركة في مواجهة الأزمات مبكرًا. كما يمكن بمساعدة هذه الخصائص تقليل التكاليف الغير مجدولة.

لماذا تحتاج كل منظمة (CAFM)؟

تعد (CAFM)  جزءًا لا غنى عنه في أي شركة إدارة مرافق بسبب المميزات الرئيسية التي نستدرج في ذكرها في النقاط التالية:

• إدارة الأصول الفعّالة

يتم استخدام (CAFM) لتتبع الأصول الهامة داخل المنشأة والإبلاغ عن احتياجات الصيانة و يمكن تتبع كل شيء من المعدات والمخزون إلى استهلاك الطاقة للأجهزة في أماكن العمل ولا تنحصر عند ذلك فحسب. بل من خلال القيام بإدارة الأصول بشكل متزامن يمكن للشركات عرض مقدار الطاقة المستهلكة في الوقت الفعلي وتحسين هذا ااستهلاك عن طريق أتمتة المهام وجدولة الإصلاحات عند الحاجة.

• إدارة الوقت

ينشغل مديري إدارة المرافق بالقيام بمهام متعددة وحل قضايا متكررة عديدة، وهذا الانشغال يترك مديري المرافق مع وقت ضيق لصياغة الاستراتيجية. فالتعامل مع البائعين والقيام بالتوثيق ومراقبة القوى العاملة  وتقديم التقارير إلى العملاء وغيرها من مهام متعددة يجب أن يتم بشكل يومي في الوقت المناسب. ومن هنا يأتي أهمية دور الأتمتة حيث يضمن برنامج (CAFM) الإدارة المثلى للوقت ويساعد في تحديد أولويات العمل. تترك (CAFM) لمدير المنشأة متسعًا من الوقت لوضع الاستراتجيات الكبرى والتفكير بحلول إبداعية أكثر.

•  أتمتة المهام

تساعد تقنية إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر على أتمتة مهام الصيانة من خلال مساعدة مديري المرافق في التعامل مع عبء العمل في العديد من الإدارات والحفاظ على خدمة العملاء ومراقبة مستويات الأداء وهذه إحدى المميزات الرئيسية لبرنامج (CAFM). من خلال أتمتة عمليات التخطيط والتنفيذ في الموقع، يمكن لأنظمة (CAFM) توفير الجهد والوقت.

• التقارير وتصوير البيانات

تمكن (CAFM) المستخدمين من تخصيص عناصر واجهة المستخدم، وعرض البيانات المصورة، بالإذافة لإعداد إحصاءات المخزون وما إلى ذلك، مما يعطي رؤية أفضل للوظائف المختلفة للمؤسسة وبالتالي مساعدتهم على اتخاذ قرارات مدروسة. وبمساعدة البيانات اللحظية، يمكن لمدراء المرافق عرض المعلومات المتعلقة بعمليات صيانة المرافق عبر لوحات المعلومات المختلفة.

•  التخطيط للطوارئ

يمكن للشركات باستخدام برنامج (CAFM) التخطيط لظروف غير متوقعة ووضع خطط طوارئ شاملة. يسمح برنامج (CAFM) لمدراء المرافق بمعالجة الإصلاحات السريعة وتسهيل الاتصالات مع جميع المشاركين داخل المنظومة. كل هذه الخيارات تساهم في تحسين سير عمل المنظمة. من بين العديد من برامج (CAFM) المتوفرة في السوق يمكن أن يحدث اختيار البرنامج الأنسب لمؤسسة فرقًا كبيرًا في العمليات اليومية.

Trackplan برنامج

يعد اختيار برنامج (CAFM) المناسب وفقًا للاحتياجات والمتطلبات عاملاً حاسمًا في تحديد نجاح المؤسسة ولهذا السبب، اختارت شركة تكامل الأولى لإدارة المرافق برنامج Trackplan الحائز على عدة جوائز . وهو برنامج إدارة مرافق سحابي بالكامل فهو يساعد في إدارة الصيانة والمواقع والأصول والموارد لتحسين الجودة الشاملة للمؤسسة. يعد Trackplan أحد الرواد في برمجيات إدارة المرافق  ويساعد في تصميم النماذج الإلكترونية، وعمليات الفحص، إعداد قوائم المراجعة، وتقييمات المخاطر واستطلاعات السلامة. يُنشئ Trackplan ميزانيات لكل مهمة، ويصمم النماذج حسب الفترة المختارة والمواصفات المطلوبة، مما يجعل إدارة ميزانية الإصلاح السنوية خالية من الأخطاء قدر الإمكان. من خلال مجموعة من الميزات مثل الصيانة الوقائية الدورية، إدارة الأصول وتراخيص المستخدم الغير المحدودة وما إلى ذلك. يتيح Trackplan لموظفينا أداء دور أكثر إستراتيجية من خلال التخلص من المهام اليومية الزائدة عن الحاجة مما يؤدي إلى منظمة تدار بشكل أفضل وتدار بكفاءة.