المدونة – TOFM

مايو 30, 2022
Untitled-Presentation-169-1280x720.png

“إدارة المرافق هي مجال متعدد التخصصات مهتم بعملية تنسيق الأعمال بين المباني والأفراد والبنى الأساسية من أجل تناغم الخدمات المتداخلة وإطالة العمر الافتراضي للموجودات والخدمات. إدارة المرافق تدمج مبادئ إدارة الأعمال، الهندسة المعمارية، والعلوم السلوكية والهندسية”

تشمل إدارة المرافق طرق الإدارة والتقنيات اللازمة لضمان أن المنشأة تدعم احتياجات المنظمة ووظائفها الأساسية. هذا النظام يدمج الخدمات ويبسط العمليات الخاصة بالمنظمة وتعمل من أجل التوافق العام لبيئة العمل. 

في هذا العصر المتطور، أصبحت إدارة المرافق أكثر صعوبة مما كانت عليه في السابق. من المتوقع أن يقوم مديروا المرافق بما هو أكثر من إدارة مساحة العمل.

تتجاوز مسؤوليات مديري المرافق دمج الكفاءات عبر استخدام الأصول، الأمن المادي والسيبراني، رفاهية الموظفين، استهلاك الموارد وإدارة المخاطر. من المهم أن تركز إدارة المرافق على هيكل تنظيمي أكثر مرونة لتحسين العمليات وتقليل الهدر وتقديم خدمة قيمة للعملاء. كلما  زاد الضغط على مديري المرافق بشكل أكبر كلما أصبحت إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) ضرورية أكثر لإدارة المرافق.

تعد تكامل الأولى لإدارة المرافق في كونها الأفضل من خلال إدارة المرافق بكفاءة وفعالية. بصفتنا شركة لإدارة المرافق المتكاملة نركز على تميزنا ورضا عملائنا, فإننا نسعى جاهدين لتقديم أفضل النتائج بأقل تكلفة ممكنة. ومن أجل تحقيق ذلك، نطبق نهجًا مبسطًا أصبح أسهل باستخدام إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM). 

ما هي إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM)؟

إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) هو استخدام تكنولوجيا المعلومات لإدارة المرافق بشكل فعال وبطرق مختلفة. كما أنه مصمم للمساعدة في تخطيط لكل شيء يتعلق بالمبنى، بما في ذلك تقريبًا كل جانب من جوانب العمليات اليومية. بالإضافة أن (CAFM) يمكن مديري المرافق من الإشراف على العمليات المختلفة التي تحدث داخل الشركة في الوقت الفعلي، وتمكينهم من تحديد الأنماط وبالتالي اتخاذ قرارات تنظيمية أفضل ، سواء في الموقع أو عن بُعد.

“من المتوقع أن ينمو سوق إدارة المرافق في المملكة العربية السعودية من 22.87 مليار دولار في عام 2021 إلى 34.86 مليار دولار في عام 2028 بمعدل نمو سنوي يبلغ 6.2٪ في الفترة المتوقعة.” 

 المصدر: www.fortunebusinessinsights.com

 تلعب أنظمة إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) دورًا محوريًا في ربط المبنى والمرافق المرتبطة به مع عمليات وشاغلي المنظمة وذلك من خلال تبسيط العمليات التجارية في المنظمة رقميًا .ومن خلال تتبع الأصول في الوقت الفعلي يمكّن برنامج (CAFM) الشركات من رؤية معلومات مثل مقدار الطاقة المستهلكة، تحديد مسارات العمل الطارئة، جدولة الصيانة الدورية، التعرف على العيوب غير المتوقعة والإبقاء على مرونة الشركة في مواجهة الأزمات مبكرًا. كما يمكن بمساعدة هذه الخصائص تقليل التكاليف الغير مجدولة.

لماذا تحتاج كل منظمة (CAFM)؟

تعد (CAFM)  جزءًا لا غنى عنه في أي شركة إدارة مرافق بسبب المميزات الرئيسية التي نستدرج في ذكرها في النقاط التالية:

  • إدارة الأصول الفعّالة

يتم استخدام (CAFM) لتتبع الأصول الهامة داخل المنشأة والإبلاغ عن احتياجات الصيانة و يمكن تتبع كل شيء من المعدات والمخزون إلى استهلاك الطاقة للأجهزة في أماكن العمل ولا تنحصر عند ذلك فحسب. بل من خلال القيام بإدارة الأصول بشكل متزامن يمكن للشركات عرض مقدار الطاقة المستهلكة في الوقت الفعلي وتحسين هذا ااستهلاك عن طريق أتمتة المهام وجدولة الإصلاحات عند الحاجة.

  • إدارة الوقت

ينشغل مديري إدارة المرافق بالقيام بمهام متعددة وحل قضايا متكررة عديدة، وهذا الانشغال يترك مديري المرافق مع وقت ضيق لصياغة الاستراتيجية. فالتعامل مع البائعين والقيام بالتوثيق ومراقبة القوى العاملة  وتقديم التقارير إلى العملاء وغيرها من مهام متعددة يجب أن يتم بشكل يومي في الوقت المناسب. ومن هنا يأتي أهمية دور الأتمتة حيث يضمن برنامج (CAFM) الإدارة المثلى للوقت ويساعد في تحديد أولويات العمل. تترك (CAFM) لمدير المنشأة متسعًا من الوقت لوضع الاستراتجيات الكبرى والتفكير بحلول إبداعية أكثر.

  •  أتمتة المهام

تساعد تقنية إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر على أتمتة مهام الصيانة من خلال مساعدة مديري المرافق في التعامل مع عبء العمل في العديد من الإدارات والحفاظ على خدمة العملاء ومراقبة مستويات الأداء وهذه إحدى المميزات الرئيسية لبرنامج (CAFM). من خلال أتمتة عمليات التخطيط والتنفيذ في الموقع، يمكن لأنظمة (CAFM) توفير الجهد والوقت.

  • التقارير وتصوير البيانات

تمكن (CAFM) المستخدمين من تخصيص عناصر واجهة المستخدم، وعرض البيانات المصورة، بالإذافة لإعداد إحصاءات المخزون وما إلى ذلك، مما يعطي رؤية أفضل للوظائف المختلفة للمؤسسة وبالتالي مساعدتهم على اتخاذ قرارات مدروسة. وبمساعدة البيانات اللحظية، يمكن لمدراء المرافق عرض المعلومات المتعلقة بعمليات صيانة المرافق عبر لوحات المعلومات المختلفة.

  •  التخطيط للطوارئ

يمكن للشركات باستخدام برنامج (CAFM) التخطيط لظروف غير متوقعة ووضع خطط طوارئ شاملة. يسمح برنامج (CAFM) لمدراء المرافق بمعالجة الإصلاحات السريعة وتسهيل الاتصالات مع جميع المشاركين داخل المنظومة. كل هذه الخيارات تساهم في تحسين سير عمل المنظمة. من بين العديد من برامج (CAFM) المتوفرة في السوق يمكن أن يحدث اختيار البرنامج الأنسب لمؤسسة فرقًا كبيرًا في العمليات اليومية.

Trackplan برنامج

يعد اختيار برنامج (CAFM) المناسب وفقًا للاحتياجات والمتطلبات عاملاً حاسمًا في تحديد نجاح المؤسسة ولهذا السبب، اختارت شركة تكامل الأولى لإدارة المرافق برنامج Trackplan الحائز على عدة جوائز . وهو برنامج إدارة مرافق سحابي بالكامل فهو يساعد في إدارة الصيانة والمواقع والأصول والموارد لتحسين الجودة الشاملة للمؤسسة. يعد Trackplan أحد الرواد في برمجيات إدارة المرافق  ويساعد في تصميم النماذج الإلكترونية، وعمليات الفحص، إعداد قوائم المراجعة، وتقييمات المخاطر واستطلاعات السلامة. يُنشئ Trackplan ميزانيات لكل مهمة، ويصمم النماذج حسب الفترة المختارة والمواصفات المطلوبة، مما يجعل إدارة ميزانية الإصلاح السنوية خالية من الأخطاء قدر الإمكان. من خلال مجموعة من الميزات مثل الصيانة الوقائية الدورية، إدارة الأصول وتراخيص المستخدم الغير المحدودة وما إلى ذلك. يتيح Trackplan لموظفينا أداء دور أكثر إستراتيجية من خلال التخلص من المهام اليومية الزائدة عن الحاجة مما يؤدي إلى منظمة تدار بشكل أفضل وتدار بكفاءة.


يونيو 28, 2021
Facility-Management-Best-Practices-1280x720.png

أفضل الممارسات العالمية في إدارة المرافق

نسعى يداً بيد مع قيادة مملكتنا الرشيدة، لتطبيق أفضل الممارسات المحلية والدولية وأعلى المعايير المنصوص بها في قطاع إدارة المرافق وذلك للرقيّ بمستوى جودة الحياة في هذه المرافق وتطوير البنية التحتية لمرافق المملكة، في هذه المقالة، نطرح أهم الممارسات الواجب توفرها في أي منشأة لإدارة المرافق. 

تسخير التقنية في إدارة المرافق 

دائماً ما يكون للتقنية قيمة مضافة عند دمجها مع أعمال الشركة بالطريقة الصحيحة، أما في مجال إدارة المرافق، فتعتبر هذه النقاط الأهم: 

  • دمج التقنية في العمليات اليومية مثل مسح أرضيات المباني بالأجهزة بدلاً من توظيف عدد كبير من العمالة، أو تركيب نظام ريً زراعي اتوماتيكي بدلاً من توظيف عدد كبير من المزارعين. هذا يقلل من تكلفة التدريب وجهد الاستقطاب للمنشأة والمالك. 
  • استخدام نظام مركزي تقني ومتخصص يُمكن جميع الأطراف (فرق شركة إدارة المرافق و العميل وحتى المستخدم الأخير مثل المستأجر) من متابعة سير العمل وتقييم الخدمات في كل وقت. 

الإهتمام بأنسنة المرافق

لا يتمحور مفهوم إدارة المرافق حول المبنى نفسه فقط، بل بالدخول لذلك المبنى وخلق تجربة مميزة للمستخدم خلال الإستخدام واضافة الحس الإنساني في المرافق، يتم ذلك عادة من خلال تفهم احتياجات ومتطلبات المالك والمستخدم ومسؤول المبنى في نفس الوقت مما يؤدي لحياة مجتمعية أفضل بسبب المرافق المؤنسنة.  

 

الخدمات التكاملية 

تناغم الخدمات المتداخلة في إدارة المرافق من خلال توظيف شركة لإدارة مرافقك وشاملة على جميع احتياجاتك، يقلل من الجهد والوقت اللازم لمتابعة الحاجة لصيانة كل جزء من أجزاء المبنى وأيضاً يطيل من العمر الإفتراضي لدورة حياة المعدات والأنظمة عن طريق وجود برنامج ونهج استقباقي للصيانة الدورية الوقائية، أي وضع قائمة للصيانة الدورية خاصة لكل منشأة للتأكد من كفاءة الأجهزة والمعدات والأنظمة قبل حدوث أي مشكلة لا سمح الله. 

يمكنك الإطلاع على المزيد عن الخدمات التكاملية في شركات إدارة المرافق على مدونتنا التعريفية بشركات إدارة المرافق وخدماتها التكاملية.  

 

مباني صديقة للبيئة

الحرص على استخدام أدوات تنظيف صديقة للبيئة وليس لها تأثير عالي على صحة الإنسانة أو البيئة هي أحد أهم ركائز استراتيجية المباني الصديقة للبيئة إلا أنها ليست الوحيدة، فالحد من البصمة الكربونية في المرافق من خلال متابعة استهلاك الطاقة بشكل منتظم وأيضاً استخدام الطاقة البديلة يؤثر على صحة المستخدمين وبيئة المنطقة بشكل عام. 

للمزيد عن المباني الصديقة للبيئة، يمكنكم الإطلاع على مقالة الاستدامة في المرافق وتطرقها للمباني الصديقة للبيئة. 

 

البدء بالمهمة 

يعتقد البعض بأن مهمة شركة إدارة المرافق تبدأ بعد انتهاء البناء والبدأ باستخدام المبنى، بينما تبدأ مهمتنا من أول مراحل التصميم والبناء لنتأكد من دمج جميع الاحتياجات في المبنى من البداية على نحو يناسب الاحتياجات التشغيلية ويقلل بشكل كبير جداً عمليات التكسير والصيانة وبالتأكيد، يزيد من إنتاجية الفريق لاحقاً كونه مُلم بكافة الجوانب من البداية. 

 

إدارة المرافق علم من العلوم الحديثة 

تعتبر إدارة المرافق علم من العلوم الحديثة والتي تتطلب الإطلاع الدائم والمستمر على التقنيات الجديدة في القطاع، تحديثات المملكة المتسارعة فيها وبالطبع، الحرص على تدريب جميع موظفيً شركات إدارة المرافق كلاً في تخصصه. 

 

توفير الوظائف والتوطين 

العمل بشكل مستديم بين شركات إدارة المرافق  ومُلاك المرافق، يساهم في خلق عدد كبير من الوظائف للمواطنين في شركات إدارة المرافق حيث تعمد شركات إدارة المرافق لتوظيف المواطنين لتضمن إلمامهم الكامل بتفاصيل احتياجات المستخدمين وقوانين الدولة دون الحاجة للسؤال عنها مثل البنية التحتية لكل منطقة وحس الضيافة المطلوب واحتياجاتهم اليومية في المكاتب والمنازل وغيرها. 

نضمن لكم في تكامل الأولى، تطبيق جميع هذه الممارسات على أقل تقدير. يمكنكم دائماً طلب خدمة أو استشارة من فريقنا عن طريق نافذة تواصل معنا.


مارس 29, 2021
2-1280x720.jpg

ماهي شركات إدارة المرافق المتكاملة وخدماتها؟ 

مع التطور الإلكتروني الهائل، زادت تعقيدات الأنظمة ومتطلباتها، وأصبح الإشراف على المباني والمرافق يتطلب خبرات واهتمام مباشر، ولم يعد كما كان في السابق. حيث ازدادت تعقيدات المباني الحديثة من نواحي عديدة، تضاعفت متطلبات الصيانة، وتطورت تقنيات السلامة والتشغيل، واستحدثت القوانين التنظيمية من الدولة، وزادت أيضًا احتياجات المستفيدين من هذه المرافق. وأصبح ملّاك المباني غير قادرين على الإلمام بالمتطلبات جميعها. 

ومن هنا انطلق مفهوم إدارة المرافق المتكاملة، وهي إدارة تناغمية سلسة تهتم بتنسيق الأعمال بين المباني والأفراد والبنى التحتية وتقديم خدمات الطاقة والمياه والتصريف والاهتمام بالتنظيف والتشجير والصيانة الدورية والتصحيحية وإدارة الأصول وخدمات الأمن والسلامة. والتي تهدف لإطالة العمر الافتراضي للمرافق والمحافظة على الأصول، ويتم ذلك غالبًا عن طريق فريق متعدد التخصصات ومتنوع الخبرات، يديرون المبنى عن طريق أنظمة ذكية تسعى لتحقيق التناغم بين الفِرق. 

لماذا شركات إدارة المرافق المتكاملة؟

علاقة شركات إدارة المرافق المتكاملة بعملاءها تستند على نقل القيمة الحقيقة لإدارة المباني والمرافق من خلال ميزة تنافسية، أي التكامل بين جميع احتياجات صاحب المرافق وأيضًا راحة عملائه أو\و موظفيه. فمسؤولي إدارة المرافق لن يضطرون للتواصل مع مسؤولي التشجير كل مرة للاهتمام بالبستنة، وتجديد عقد شركة التنظيف الذي قارب على الانتهاء، والتنظيم بين فريق الأمن ليسمح لفريق الصيانة بالدخول كل مرة، ستصبح الأمور أكثر سلاسة ويكون هنالك فريق متكامل متعاون يضمن لك سلاسة تشغيلية وكفاءة تنظيمية.

من خلال هذا التكامل، تضمن -كصاحب عمل- عدد من الأمور الجوهرية التي لا تتوفر عند اختيار شركات مختلفة لإدارة مرافقك مثل:

  1. وجود قناة تواصل محدثة باستمرار بين جميع فرق الخدمات المتاحة لدى الشركة، مما يسرع عملية إتمام المهمة ومتابعة سير العمل من خلال نقطة تواصل مشتركة. (لن يضطر فريق صيانة المصاعد إلى انتظار الفريق المسؤول عن الكهرباء في المبنى) 
  2. إمكانية حساب التكاليف السنوية والشهرية بدقة بدون أي تكاليف إضافية، نتيجة عدم وضوح مسؤوليات احدى الشركات مسبقًا مما يقلل التكاليف بدرجة كبيرة (من المسؤول عن التنظيف بعد عملية إصلاح حنفيات دورات المياه؟) 
  3. إطالة عمر المرافق والأنظمة الموجودة من خلال المتابعة المستمرة والدائمة لها وأيضًا جاهزية المكان لأي مفاجآت بدون أي تدخل منك. (هل تعمل أجهزة كشف الحريق بشكل جيد؟ هل المكيفات مستعدة لفصل الصيف القادم؟) 
الخدمات التي تقدمها إدارة المرافق المتكاملة: 

سهلنا لك مهمة البحث عن الخدمات المقدمة من قِبل هذه شركات إدارة المرافق المتكاملة لتكوين صورة كاملة قبل توقيع أي عقد وأيضًا قليل من النصائح. 

خدمات الأمن والسلامة: 

تعد خدمات الأمن والسلامة من اساسيات المبنى التي توفر الحماية والأمان، ووالتي يندرج من ضمنها تركيب أنظمة كاميرات المراقبة المتطورة، وتركيب أنظمة كشف الحرائق الحديثة التي تساهم في إخماد الحرائق تلقائياً دون الحاجة لتدخل بشري. وتتسع الخدمة لتشمل صيانة هذه الأنظمة بشكل دوري والتأكد من فعاليتها. بجانب توظيف طاقم أمني محترف للبوابات وغيرها بناءً على احتياج مرافقك. 

خدمات الصيانة والتشغيل: 

تشمل أعمال الصيانة العامة والاصلاحات المستعجلة والصيانة الدورية للمرافق (مثل صيانة المصاعد أو تسريب المياه)، معالجة مياه الصرف الصحي، أنظمة التدفئة والتكييف والتهوية وأيضًا التخلص من النفايات بأنظمة مستحدثة وصديقة للبيئة. ويضاف إليها تشغيل المباني، مثل خدمات تنظيم المواقف في المباني التجارية، وإدارة العمليات مثل تسجيل المستأجرين الجدد أو استقبال عملاء محتملين. 

خدمات البستنة والتشجير: 

لا يجب أن تقتصر هذه الخدمة على تشجير المرافق بل على دراسة نوع التربة ومدى جاهزيتها للتشجير واختيار نوع الأشجار المناسب للبيئة المحيطة والمنطقة. أيضًا ، تأكد من وجود خدمات العناية المستديمة بالأشجار ومكافحة الحشرات بأنواعها. 

خدمة العملاء: 

لتتمكن من حل أي مشكلة تواجه عملائك، تأكد من وجود خدمة عملاء على مدار الساعة عند مزود الخدمة. تذكر دائماً ان الحوادث تحدث بشكل مفاجئ ولن تنتظر حتى الصباح لحلها. 

خدمات التنظيف: 

تشكل خدمات التنظيف جزءًا لا يتجزأ من خدمات إدارة المرافق، وتكاملها مع باقي الخدمات يصنع فرقًا ملموسًا. والتي تشمل وتتنوع بين: 

    • تنظيف النوافذ المرتفعة والواجهات الخارجية. 
    • تنظيف أنواع السجاد، الأثاث بأنواعة الخشبية والقماشية. 
    • تنظيف نوعية الأرضيات الموجود في المبنى مثل الرخام والأرضيات الخشبية والسيراميك. 
    • تنظيف السيارات لمباني الشركات أو المجمعات السكنية. 
    • التنظيف الدوري ( اليومي والمستمر) للمكاتب والمباني التجارية.  

ونصحيتنا هي أحرص على استخدام مواد تنظيف صحية وصديقة للبيئة. 

خدمات إدارة الفعاليات  والضيافة: 

سواء كنت تفكر في توظيف مزود خدمة لمجمع سكني أو مكاتب شركتك الخاصة، يمكن لمزود خدمة إدارة المرافق التنسيق وترتيب الفعاليات من اللوجستيات المهمة والضيافة أيضًا بناءَ على نوع الفعالية أو المناسبة وعدد الأشخاص. 

خدمات كفاءة الطاقة 

يجب أن يكون مزود الخدمة على  دراية كاملة بتركيب أنظمة لكفاءة الطاقة، تضمن توزيع الطاقة بطريقة احترافية تمنع الإستهلاك الزائد للطاقة والذي يؤدي إلى ارتفاع تكاليفها. وفي نفس الوقت، تضمن عدم انقطاعها وتوفر  بدائل في حال حدوث مشكلة لا سمح الله. أخيراً، نقترح أن تقوم بزيارة أحد المرافق المشغلة من قِبل شركة إدارة المرافق المتكاملة  قبل توقيع العقد لترى بنفسك كيفية سير العمل ومدى احترافيتهم، أيضًا يمكنك التأكد من درجة تصنيف الشركة في وزارة الشؤون البلدية والقروية بالمملكة أو الشركات المعتمدة  من قِبل مبادرة منشآت أو الهيئة العامة للمقاولينونحن في تكامل الأولى لإدارة المرافق نضمن لك سلاسة تشغيلية ونظام تشغيلي مدروس على حسب احتياجات مرافقك، ونقدم لكم خدمات مختلفة تتمحور حول هدف واحد وهو إطالة الأعمار الافتراضية للمرافق.